KSeF w organizacjach pozarządowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Od 2026 roku korzystanie z KSeF staje się powszechne i obejmuje również organizacje pozarządowe.

Dlaczego KSeF jest ważny dla NGO?

KSeF zastępuje tradycyjne faktury papierowe oraz pliki PDF ustrukturyzowanymi e-fakturami.
System umożliwia centralne przechowywanie dokumentów podatkowych i ich dostęp przez Internet.
Organizacje pozarządowe muszą przygotować się do korzystania z KSeF nie tylko wtedy, gdy wystawiają faktury, lecz również wtedy, gdy je odbierają (np. dotacje, zakupy usług).

Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie organizacje pozarządowe, które są podatnikami VAT – wystawiają faktury związane z działalnością odpłatną lub działalnością gospodarczą. Jednak od 1 lutego 2026 r. każdy podmiot z numerem NIP musi odbierać faktury przez KSeF, nawet jeśli sam ich nie wystawia.

Najważniejsze terminy KSeF dla NGO

1 lutego 2026 r. - wejście w życie obowiązku odbierania faktur przez KSeF dla wszystkich podmiotów posiadających NIP, w tym organizacji pozarządowych. Dotyczy to również NGO, które nie wystawiają faktur, ale je otrzymują (np. za usługi, zakupy).
1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla podatników VAT czynnych, w tym NGO prowadzących działalność gospodarczą lub odpłatną działalność pożytku publicznego objętą VAT.
1 lipca 2026 r. - rozszerzenie obowiązku wystawiania e-faktur na pozostałych podatników VAT (w tym zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo), jeśli wystawiają faktury.

Podręcznik dla organizacji pozarządowych

Dla ułatwienia przygotowania się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur opracowany został specjalny podręcznik dotyczący funkcjonowania KSeF w organizacjach pozarządowych. Publikacja zawiera praktyczne wskazówki, przykłady oraz omówienie najważniejszych obowiązków związanych z wystawianiem i odbieraniem e-faktur w NGO. Pobierz podręcznik dla NGO